Jenis-Jenis Perlengkapan Kearsipan

Membahas tentang jenis jenis perlengkapan kearsipan meliputi beberapa komponen penting yang hendaknya diperhatikan apabila kita akan menyusun perlengkapan peralatan arsip dokumen. Dalam menyimpan suatu dokumen atau surat diperlukan adanya beberapa macam perlengkapan, yang antara lain dapat dilihat pada penjelasan dibawah ini:

1. Lembar disposisi, digunakan untuk memproses pengolahan surat dan juga merupakan kendali atau pemantau dalam mekanisme persuratan. 
2. Kartu kendali, digunakan untuk melacak keberadaan surat, serta sebagai penentu lokasi surat serat merupakan arsip penganti bagi surat dinas yang penting. Ada tiga macam kartu kendali yang dikenali, yaitu kartu pertama berwarna putih, kertu kedua berwarna biru, dan kartu ketiga berwarna merah.
3. Kartu tunjuk silang, merupakan kartu yang menginformasikan dimana sebuah surat disimpan. Fungsi dari karti tunjuk silang hampir mirip dengan kartu kendali.
4. Kartu pinjam arsip, kartu ini berupa lembaran yang digunakan sebagai sarana apabila ingin meminjam sebuah arsip, misalnya ada seorang pegawai yang hendak meminjam arsip maka dia harus mencatat informasi yang diperlukan pada arsip tersebut.
5. Lembar penerus, kartu atau lembar penerus memiliki fungsi utama untuk memonitor keberadaan surat di bagian unit pengolah.
6. Kotak penyimpanan, atau pengingat, adalah sebuah kotak dengan ukuran sedang yang berfungsi sebagai tempat penyimpanan seluruh lembar atau kartu kearsipan diatas. Kotak ini juga merupakan pengingat bagi pengelola surat.
7. Map gantung, menunjukkan kolasi arsip yang juga merupakna himpunan seluruh arsip dalam persoalan permasalahan tunggal.
8. Guide, digunakan sebagai pembeda antara masalah utama, masalah dan sub masalah. Guide ditempatkan pada didepan folder.

Artikel Terkait Sekedar Berbagi